Управление Россельхознадзора по Рязанской и Тамбовской областям разъясняет порядок работы  с документами, удостоверяющими сортовые и посевные качества семян.   
Семена сертифицируются в государственных аккредитованных органах по сертификации согласно правилам функционирования системы добровольной сертификации Россельхозцентр.
Сертифицируемые сорта и культуры должны быть включены в Государственный реестр селекционных достижений, допущенных к использованию.
Сертификат соответствия действует в течение срока, установленного ФГБУ «Россельхозцентр». Для большинства полевых культур этот срок равен четырем месяцам (для семян кукурузы равен одному году).
Срок действия сертификата соответствия устанавливается и продлевается в соответствии с правилами, установленными нормативными документами, ФГБУ «Россельхозцентр». При продлении срока действия сертификата соответствия, новый срок заверяется подписью руководителя и подлинной печатью органа по сертификации, продлевающего срок действия сертификата.
Сертификаты заверяются и продляются органами по сертификации по обращению владельцев сертификатов или копий. Действие копий сертификата не продлевается. По заявлению владельца копий сертификата проводится пересертификация приобретенной части партии с выдачей нового сертификата (после проведения полного анализа на посевные качества купленных семян). Процедура проводится в территориальных органах по сертификации, в зоне обслуживания которых находится реализуемый объект (семена).
Необходимо своевременно проверять семена в лабораториях органов по сертификации до окончания срока действия сертификата (минимум за две недели до окончания срока его действия) для возможности его продления или переоформления. После проверки выдается протокол испытаний сроком действия 4 месяца- на этот срок возможно продлить(переоформить) сертификат.
Кроме того легитимными документами на  реализуемые семена  являются протоколы испытания на реализацию семян  с актом апробации посева. Семена на собственные нужды должны быть обязательно проверены  на сортовые и посевные качества и иметь протокол испытания с актом регистрации посева.